informazioni@unicusano.it

800 98 73 73

Cos’è e come si fa un budget plan per un evento

 

Uno dei momenti più importanti quando si organizza un evento, di qualsiasi tipo esso sia, è la definizione del budget plan. Stilare un budget plan vuol dire considerare attentamente tutte le voci di spesa, una ad una: si tratta di un documento in continua evoluzione e mai definitivo, perché il budget economico di un evento è frutto di un confronto continuo tra il committente e l’organizzatore di eventi (agenzia o meeting planner).

Non esiste un momento più giusto di un altro per definire il budget plan: è però fondamentale, prima di iniziare, avere chiari alcuni elementi, da discutere durante il briefing con il committente. Ad esempio, le scelte e le preferenze di quest’ultimo influenzeranno senza dubbio le somme da allocare nelle diverse voci che compongono l’organizzazione dell’evento.

Quali voci di spesa inserire nel budget plan

budget plan evento

Lo strumento più adatto per stilare il budget plan di un evento è sicuramente un foglio excel: è infatti necessario creare una tabella in cui inserire le macro aree dell’evento e in seguito, se necessario, delle sotto categorie più dettagliate. Ecco un esempio di alcune della macro aree che possono costituire le voci di spesa nel budget plan di un evento:

  • Location e servizi: in questa voce si includono i costi degli spazi dell’evento, degli allestimenti, del servizio di regia e, qualora necessari, di traduzione simultanea e del sistema di voto (nel caso ad esempio di congressi)
  • Servizi tecnologici: oltre a quelli standard, inclusi nella voce precedente, in questa voce si possono includere tutti i costi della tecnologia per eventi che puntano alla spettacolarizzazione o a veicolare contenuti, per i quali sono necessari servizi e strumentazione ad hoc
  • Catering e ospitalità alberghiera: nel caso di eventi della durata di un giorno (o anche mezza giornata) si devono inserire in questa voce le spese per i coffee break, l’aperitivo, il pranzo, la cena di gala e così via; se l’evento dura più giorni, si deve invece prevedere ogni pasto e, nel caso di pernottamento, calcolare nel dettaglio le spese per l’alloggio
  • Logistica: in questa sezione si includono le spese per i biglietti aerei o ferroviari dei partecipanti, dei relatori, degli ospiti e così via, oltre a quelle per i transfer in loco, ad esempio dall’aeroporto alla location dell’evento
  • Gadget e materiali per i partecipanti: dalla cancelleria al materiale cartaceo, fino a supporti digitali; in questa voce si dovranno inserire tutti i costi dei materiali che si pensa di fornire ai partecipanti all’evento
  • Comunicazione: si tratta di una voce di costo non indifferente, qualora si pensi di creare una campagna promozionale a supporto dell’evento da locandine a programmi e cartelloni espositivi; in questa voce si possono includere anche i professionisti assunti per la comunicazione durante l’evento, ad esempio per il live tweeting o live blogging
  • Supporto all’organizzazione: per alcuni eventi specifici può essere opportuno utilizzare software gestionali, app e piattaforme online per l’accredito e così via
  • Staff: in questa voce si inseriscono le spese per i compensi dello staff, ma anche per i pasti e l’eventuale pernottamento
  • Iva: in alcuni casi è bene inserire nel budget plan anche il budget per il pagamento dell’Iva.

Una volta inserite nel budget plan tutte le voci di spesa, è necessario quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. In questa fase è bene essere il più esaustivi possibile e avere già pronti tutti i preventivi richiesti ai fornitori, in modo da evitare il più possibile i costi imprevisti.

La previsione delle entrate

Una volta individuate ed inserite nel spese nel budget plan, si passa alla fase successiva, ossia individuare le fonti di finanziamento e il loro rispettivo ammontare. Ecco alcuni esempi di fonti di finanziamento.

  • risorse destinate appositamente all’evento
  • contributi esterni provenienti da privati, come le sponsorizzazioni
  • enti pubblici
  • quote di iscrizione
  • altri contributi.

Quattro consigli per ottimizzare la gestione del budget

budget plan evento

Gestire al meglio il budget è un elemento fondamentale per la buona riuscita dell’evento e il budget plan costituisce l’alleato fondamentale per l’organizzazione di un evento senza brutte sorprese.

Oltre al budget plan, ci sono però anche alcuni “trucchi” pratici da mettere in campo per ottimizzare il lavoro:

  • effettua le principali operazioni tramite banca;
  • tieni sotto controllo gli acquisti verificando scontrini e fatture;
  • istituisci un fondo di riserva per tamponare gli imprevisti;
  • prepara un prospetto riassuntivo di tutte le operazioni contabili effettuate.

 

Commenti disabilitati su Cos’è e come si fa un budget plan per un evento Studiare a Benevento

Leggi tutto

Informativa ai dell’art. 13 del Regolamento (UE) n. 679/2016 c.d. GDPR

Vi informiamo, ai sensi dell’art.13 del Regolamento UE 2016/679 (c.d. Regolamento Generale per la protezione dei dati personali – c.d. GDPR) e del decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”, che i Vostri dati personali raccolti presso di noi, ovvero altrimenti da noi acquisiti, anche in futuro, saranno oggetto di trattamento da parte nostra in qualità di “Titolare”, anche con l’ausilio di mezzi elettronici e/o automatizzati e sempre nel pieno rispetto della normativa applicabile, per le seguenti finalità del trattamento: attività istituzionali dell'Università, la stessa potrà raccogliere i suoi dati personali, inseriti durante la compilazione dei Form predisposti online e cartacei, potrà pertanto successivamente trattare i suoi dati ai fini dell’instaurazione del rapporto di iscrizione ai corsi di laurea e post laurea, compresa l’attività di orientamento degli studenti per la scelta del percorso universitario; attività di informative promozionali telematiche dei corsi universitari e post-universitari, corsi di specializzazione e simili; attività contabili e amministrative relative alla corretta tenuta delle registrazioni obbligatorie per legge, ovvero all’adempimento di disposizioni delle Autorità pubbliche e degli organismi di vigilanza preposti agli accertamenti. Il Titolare del trattamento e il Responsabile della protezione dei dati personali Titolare del trattamento dei Vostri dati è l’Università Niccolò Cusano – Telematica Roma, con sede in Roma, Via Don Carlo Gnocchi, 3, con Email: privacy@unicusano.it; tramite il https://www.unicusano.it/ è conoscibile l’elenco completo ed aggiornato dei responsabili del trattamento o destinatari. Si informa a tal riguardo che la nostra Università ha provveduto a nominare il proprio Responsabile della protezione dei dati personali (c.d. RPD) l’avvocato Daniela Sasanelli ad ulteriore garanzia dei diritti dell’interessato e come unico punto di contatto con l’Autorità di Controllo, il nostro RPD potrà essere contattato alla seguente email: privacy@unicusano.it Per lo svolgimento di parte delle nostre attività ci rivolgiamo anche a soggetti terzi per l’effettuazione di elaborazioni di dati necessarie per l’esecuzione di particolari compiti e di contratti. I Vostri dati personali potranno, pertanto, essere da noi comunicati a destinatari esterni alla nostra struttura, fermo restando che nessuna diffusione è prevista di tali dati personali a soggetti indeterminati. Tali soggetti verranno nominati responsabile del trattamento. Conferimento dei dati personali e periodo di conservazione degli stessi Il conferimento da parte Vostra dei dati personali, fatta eccezione per quelli previsti da specifiche norme di legge o regolamento, rimane facoltativo. Tuttavia, tali dati personali essendo necessari, oltre che per finalità di legge e/o regolamento, per instaurare il rapporto di iscrizione ai corsi di studio laurea, post laurea e perfezionamento e/o inerente le attività da noi gestite e/o per l’instaurazione del rapporto previdenziale, contrattuale o assicurativo; al fine di dare esecuzione alle relative obbligazioni, il rifiuto di fornirli alla nostra Università potrebbe determinare l’impossibilità di instaurare o dare esecuzione al suddetto rapporto. I vostri dati possono essere conservati oltre il periodo strettamente indispensabile previsto dagli obblighi di legge e comunque al solo fine di fornire ulteriori garanzie a nostri studenti. Diritti dell’interessato, limitazione del trattamento, diritto alla portabilità e diritto di proporre azione innanzi al Garante privacy (c. d reclamo previsto dal regolamento europeo 2016/679/UE) Ai sensi del regolamento europeo sopra citato, Voi avete diritto di essere informati sul nome, la denominazione o la ragione sociale ed il domicilio, la residenza o la sede del titolare e del responsabile del trattamento, e circa le finalità e le modalità dello stesso, nonché di ottenere senza ritardo, a cura del titolare: a) la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che Vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intelligibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento: detta richiesta può essere rinnovata, salva l’esigenza per giustificati motivi; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati eventualmente trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’aggiornamento, la rettificazione, ovvero, qualora Vi abbiate interesse, l’integrazione dei dati; d) l’attestazione che le operazioni di cui ai punti b) e c) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato. Oltre ai diritti sopra elencati in qualità di interessati, nei limiti di quanto previsto dal nuovo regolamento europeo, potrete esercitare i diritti di limitazione del trattamento, di opposizione allo stesso ed il diritto alla portabilità esclusivamente per i dati personali da Voi forniti al titolare secondo l’art. 20 del regolamento citato. La informiamo inoltre che il base al Codice della Privacy e al nuovo regolamento europeo potrete proporre azioni a tutela dei Vostri diritti innanzi al Garante per la protezione dei dati personali, c.d. reclamo previsto dal all’art. 77 del predetto regolamento. Si informa infine che nei limiti nei quali sarà ritenuto applicabile al trattamento dei dati che Vi riguardano potrete esercitare un diritto di revoca del consenso al trattamento dei dati comunicando tale revoca al titolare del trattamento.

I dati personali da Lei inseriti saranno comunicati dall'Università ai propri uffici per iniziative formative mediante l'invio di informative promozionali