Cos’è e come si fa un budget plan per un evento

 

Uno dei momenti più importanti quando si organizza un evento, di qualsiasi tipo esso sia, è la definizione del budget plan. Stilare un budget plan vuol dire considerare attentamente tutte le voci di spesa, una ad una: si tratta di un documento in continua evoluzione e mai definitivo, perché il budget economico di un evento è frutto di un confronto continuo tra il committente e l’organizzatore di eventi (agenzia o meeting planner).

Non esiste un momento più giusto di un altro per definire il budget plan: è però fondamentale, prima di iniziare, avere chiari alcuni elementi, da discutere durante il briefing con il committente. Ad esempio, le scelte e le preferenze di quest’ultimo influenzeranno senza dubbio le somme da allocare nelle diverse voci che compongono l’organizzazione dell’evento.

Quali voci di spesa inserire nel budget plan

Lo strumento più adatto per stilare il budget plan di un evento è sicuramente un foglio excel: è infatti necessario creare una tabella in cui inserire le macro aree dell’evento e in seguito, se necessario, delle sotto categorie più dettagliate. Ecco un esempio di alcune della macro aree che possono costituire le voci di spesa nel budget plan di un evento:

• Location e servizi: in questa voce si includono i costi degli spazi dell’evento, degli allestimenti, del servizio di regia e, qualora necessari, di traduzione simultanea e del sistema di voto (nel caso ad esempio di congressi)
• Servizi tecnologici: oltre a quelli standard, inclusi nella voce precedente, in questa voce si possono includere tutti i costi della tecnologia per eventi che puntano alla spettacolarizzazione o a veicolare contenuti, per i quali sono necessari servizi e strumentazione ad hoc
• Catering e ospitalità alberghiera: nel caso di eventi della durata di un giorno (o anche mezza giornata) si devono inserire in questa voce le spese per i coffee break, l’aperitivo, il pranzo, la cena di gala e così via; se l’evento dura più giorni, si deve invece prevedere ogni pasto e, nel caso di pernottamento, calcolare nel dettaglio le spese per l’alloggio
• Logistica: in questa sezione si includono le spese per i biglietti aerei o ferroviari dei partecipanti, dei relatori, degli ospiti e così via, oltre a quelle per i transfer in loco, ad esempio dall’aeroporto alla location dell’evento
• Gadget e materiali per i partecipanti: dalla cancelleria al materiale cartaceo, fino a supporti digitali; in questa voce si dovranno inserire tutti i costi dei materiali che si pensa di fornire ai partecipanti all’evento
• Comunicazione: si tratta di una voce di costo non indifferente, qualora si pensi di creare una campagna promozionale a supporto dell’evento da locandine a programmi e cartelloni espositivi; in questa voce si possono includere anche i professionisti assunti per la comunicazione durante l’evento, ad esempio per il live tweeting o live blogging
• Supporto all’organizzazione: per alcuni eventi specifici può essere opportuno utilizzare software gestionali, app e piattaforme online per l’accredito e così via
• Staff: in questa voce si inseriscono le spese per i compensi dello staff, ma anche per i pasti e l’eventuale pernottamento
• Iva: in alcuni casi è bene inserire nel budget plan anche il budget per il pagamento dell’Iva.

Una volta inserite nel budget plan tutte le voci di spesa, è necessario quantificare in maniera preventiva i costi da sostenere. In questa fase è bene essere il più esaustivi possibile e avere già pronti tutti i preventivi richiesti ai fornitori, in modo da evitare il più possibile i costi imprevisti.

La previsione delle entrate

Una volta individuate ed inserite nel spese nel budget plan, si passa alla fase successiva, ossia individuare le fonti di finanziamento e il loro rispettivo ammontare. Ecco alcuni esempi di fonti di finanziamento.

• risorse destinate appositamente all’evento
• contributi esterni provenienti da privati, come le sponsorizzazioni
• enti pubblici
• quote di iscrizione
• altri contributi.

Quattro consigli per ottimizzare la gestione del budget

Gestire al meglio il budget è un elemento fondamentale per la buona riuscita dell’evento e il budget plan costituisce l’alleato fondamentale per l’organizzazione di un evento senza brutte sorprese.

Oltre al budget plan, ci sono però anche alcuni “trucchi” pratici da mettere in campo per ottimizzare il lavoro:

• effettua le principali operazioni tramite banca;
• tieni sotto controllo gli acquisti verificando scontrini e fatture;
• istituisci un fondo di riserva per tamponare gli imprevisti;
• prepara un prospetto riassuntivo di tutte le operazioni contabili effettuate.